即时消息政策管理和控制措施 有待加强和改进

即时通讯

　　想象这样一个场景：您召集全体员工开一场工作会议。坐在会议室后排的两名员工正在互发即时消息以排解无聊。其中一位向另一位发送一条对该部门新来的年轻实习生不负责任的评论信息以打发时光。尽管会场中没有人觉察到他们之间的这种秘密交谈，但是这种交流某一天可能就会给公司带来严重问题。

　　他们之间进行的这种电子交谈所使用的计算机和网络都是公司的资源，因此它产生的是一个正式的公司记录。更有甚者，如果有一天这位实习生就性搔扰问题起诉公司，公司可能会被要求出具那两名员工在会议室中的那番谈话记录。那些被“即时地”从一个人传递到另一个人的字句可能就会变成一杆走火的枪。

　　您可能会想：“这种事不可能在我们这里发生。”那么请看由美国管理协会和政策学会所进行的“2004年工作电子邮件和即时消息调查”中所列出的令人震惊的数据吧。他们的数据是基于对840家美国公司的调查得出来的。那些在工作中使用即时消息的公司中，有58%的公司反应将即时消息用于个人聊天。最令人不安的是那些小小的即时消息的内容可不只是午餐吃什么那么简单。问卷调查报告显示人们会接收和发送以下几种具有潜在破坏性的即时消息内容：

　　● 附件占19%；

　　● 玩笑、闲谈、谣言以及诽谤性的言论占16%；

　　● 有关公司、同事或者客户等的秘密信息占 9%；

　　● 浪漫或色情内容占6%。

　　不只是那些为数众多的十几岁的青年人，即时消息正在被更多的人所接受。IDC报告显示5300万北美人现在经常使用即时消息。

　　归结起来：即时消息是一种受到广泛认可的电子信息交流方式，它理应被重视起来。也就是说：IT部门有责任帮助公司选择合适的即时消息服务技术，还要就安全、记录保持和使用等方面的问题履行和实施相应的政策和程序。

　　禁止商务用途的即时消息不是我们想要的结果。事实上，许多公司发现如果使用得当，即时消息能够提高生产能力。只是建议公司能像对待任何其他的IT工具一样控制好即时消息的使用。但如果没有合理的政策和多种控制措施，公司将会承担相当大的风险。